バンダイナムコホールディングスが、内部統制に係る業務を支援する文書管理システムを刷新して、傘下のグループ会社で2013年8月より利用を開始していることについて、製品を提供したドリーム・アーツ社がユーザー事例として発表しました。
BPM型Webデータベースをクラウドサービスで導入
従来利用していた内部統制の専用システムから、BPM型Webデータベースをクラウドサービスで導入し、その上でアプリケーションを構築したとのことです。システムの支援領域は、海外展開する会社も含め、グループ全体の内部統制用文書の収集、評価、承認などの業務遂行に使用しています。
今回利用したサービスはドリーム・アーツ社「ひびきスマートDB」です。
利用イメージ
公表されている事例紹介のサイトでは全社レベル統制質問表の画面が例示されていました。エクセルの質問票を添付して回答を依頼し、回答者は質問に対する根拠資料を添付して回答します。ステータスの管理など、一般的な（内部統制の）文書管理システムと同じ機能を持っています。
記事によれば、今回のシステム選定で決め手となったのは、次の3つの特徴をひびきスマートDBが持っていたことだそうです。
- 目的の情報にたどりつきやすい
- 制度変更に対しても自社でフォームを変更できる
- きめ細やかなアクセスコントロールなど文書管理に必要なセキュリティ面が高い
２と３に関連して、フォーム部品の動的制御機能が紹介されていました。全社レベル統制の質問表や業務プロセス統制の自己点検などで、項目自体の表示／非表示や入力の必須／任意、入力チェックの制御、プルダウンやチェックボックスなどの選択肢制御などを組み合わせることで、グループ会社の事業内容やユーザーの状況などによって内部統制業務を運用しやすいように改修したみたいです。
内部統制をはじめ業務文書の一元管理が長期的な狙い
グループ会社の数が増えるにしたがって、内部統制の評価作業では、評価文書の依頼から収集・保管、評価作業における質問などのやりとりや階層化された承認など、内部統制評価の本質とは少し離れたところで時間のロスが発生します。
こうした内部統制の評価業務をできるだけ少ない体制で効率的に実施しようとしたのが、今回の狙いの一つでした。
もう一つは、業務のしくみそのものの強化にあるようです。記事ではそこまで記載されていませんが、おそらく内部統制文書以外に、グループ内の規定類や業務マニュアル、操作マニュアルなども一元的に管理しようとしているのではと思いました。
（本記事は、内部統制業務のシステム化、クラウドサービスに関する情報提供を目的としており、特定の製品・ベンダーを強く推奨することを意図していません）
